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Eventmanager

Kostenbewusster Organisator und kreativer Dramaturg

Von Hans-Martin Barthold | Februar 2013

Eventives: Gala-Dinneram Burj al Arab in Dubai„Wenn allet rennt und rennt und rennt, denn is’t een Event!“ Kein anderer als der vor zwei Jahren schon früh verstorbene Ralf Regitz konnte, obwohl gebürtiger Saarbrücker, mit Berliner Schnauze so treffend auf den Punkt bringen, worum es in seiner Branche geht. Zwar waren die Erfahrungen des ehemaligen Cheforganisators der Loveparade stark von diesem Techno-Happening geprägt, doch bringt er genial auf den Punkt, worum es beim Eventmanagement geht: nämlich um Organisation, Organisation und noch einmal Organisation.

Und kaum einer wusste so gut wie Regitz, was das in der täglichen Arbeit eines Eventmanagers heißt. Es sind vor allem drei Dinge: eiserne Arbeitsdisziplin, akribisch genaue Detailplanung, dazu die Fähigkeit zu zielorientierter Improvisation in kürzester Zeit.

Freilich ist der Begriff Event schillernd. Er klingt ein bisschen nach Malibu, den Schönen und Reichen und etwas auch nach den Rolling Stones. Die einschlägigen Agenturen sowie die Marketing-Abteilungen vieler Unternehmen können sich deshalb, wen wundert es, vor Interessenten um einen entsprechenden Job oder wenigstens eine Praktikumsstelle kaum retten. Was sich allerdings wirklich hinter diesem Job verbirgt, davon haben die wenigsten realistische Vorstellungen. Im Berufsalltag bedeutet es nämlich nicht weniger als schier endlose Recherchen, auch beim x-ten Fehlversuch gelassen zu bleiben, die pedantische Erstellung von oft hunderte Seiten starken „Drehbüchern“, bei allem als wichtigstes das meist unzureichende Budget nie aus den Augen zu verlieren. Party feiern stets nur die anderen!

Viel Abwechslung – harte Arbeit


Katharina MihatschEventmanager sind immer und überall Mädchen für alles. Was das heißt, beschreibt Katharina Mihatsch, geschäftsführende Inhaberin der Berliner Eventagentur Mihatsch & CO, so: „Die Aufgaben reichen von der Konzepterstellung über die Entwicklung des Designs, die Technik, Attraktionen, das Catering, die Ausstattung, Dekoration, Logistik, Genehmigungen, das Engagement der Künstler, die Produktion, den Imagefilm, die Auswahl der Fotografen bis hin zu den Personaleinsatzplänen.“ Eventer inszenieren Live Kommunikation, ihr Ziel ist die Einmaligkeit des Ereignisses, die Unvergesslichkeit des Erlebnisses, in jedem Fall die Verankerung eines Good Feeling. Da muss alles passen. Da muss das Festzelt auch dem stärksten Gewitterregen standhalten, darf dem Caterer nicht das Essen ausgehen und sollten die Künstler auch nach stundenlanger Warterei in den schäbigsten Garderoben fröhlich und locker daherkommen, sonst ist die Stimmung dahin.

Das verspricht stete Abwechslung ebenso wie es das Erstarren in stupiden beruflichen Routinen ausschließt. Gleichzeitig riecht es aber auch nach viel Schweiß und klingt wie Knochenmühle. Mihatsch bestätigt beides ohne Umschweife. Aber trotzdem und gerade deswegen sei es auch nach vielen Jahren in diesem Job noch immer ihr Traumberuf! Sie liebe die Arbeit in beständig wechselnden Projekten, den fachlichen Spagat zwischen zahlengetriebenen kaufmännischen Tätigkeiten und kreativer Planungsarbeit. Was die Wahlberlinerin mit niedersächsischen Wurzeln jedoch am meisten fasziniert, sie könne die Energie, die sie in die Projekte hineinstecke, am Ende mit ihren Händen begreifen. „Es ist eine tiefe Befriedigung, sehen zu können, wie aus einer Idee eine wunderschöne Veranstaltung geworden ist, an die die Gäste sich noch lange erinnern.“ So wie letztens bei der Inszenierung einer Zeitreise für das 111-jährige Firmenjubiläum der Berliner Firma Obeta Elektro, die Mihatsch vom Branchenmagazin BlachReport die Auszeichnung zur Eventmanagerin des Monats einbrachte.

Unterschiedliche Anforderungen


Eventives: Strandfrühstück in der Halong-Bucht, ViernamGleichwohl ist Event nicht gleich Event. „Die Aufgabenstellung, Rahmenbedingungen und demzufolge auch die fachlichen Anforderungen an die Eventer unterscheiden sich im Corporate, Public und im Private Event“, weist York Schlüter, Chef der Braunschweiger Eventives GmbH und Praxisdozent an der Ostfalia Hochschule Salzgitter, auf die große Spannbreite in der MICE-Wirtschaft hin [MICE ist die Abkürzung für Meetings (Tagungen), Incentives (Anreiz- und Belohnungsreisen), Conventions (Kongresse) und Events (Veranstaltungen)]. Wie Katharina Mihatsch ist Schlüter mit seiner Agentur vorwiegend im Corporate Event aktiv. „Hier sind wir Mittler. Die Gäste (er)kennen uns nicht, denn eingeladen hat unser Auftraggeber. Wir arbeiten im Background und bleiben für die Zielgruppe unsichtbar.“ Die Kunden verankern diese Unsichtbarkeit üblicherweise in den Verträgen und verpflichten die Eventer darin zu absoluter Verschwiegenheit.

Eventagenturen im Public Event sind demgegenüber immer auch Veranstalter. Ihr „Gebetbuch“ ist deshalb die Veranstaltungsverordnung (VAVO). Zwar sei der unternehmerische Spielraum hier größer, bedeutet Schlüter, das wirtschaftliche Risiko freilich auch. „Da muss man sich um die Werbung und um Sponsoren kümmern, unendlich viele Genehmigungen einholen.“ Da stehe man vor allem für die Sicherheit gerade. „Das ist bei einem offenen Teilnehmerzugang eine große Herausforderung“ weist der seit knapp zwanzig Jahren im Geschäft stehende Braunschweiger Eventprofi auf die Katastrophe der Loveparade in Duisburg sowie die anschließend desaströsen Folgen für die Eventagentur der Nach-Regitz-Zeit. Und auch beim Ticketing soll sich schon manch einer verrechnet haben.

Kundenzufriedenheit ist das Maß aller Dinge

Eventives: Ballon-Safari in KeniaGleich allerdings, ob Corporate, Public oder Private Event, die Basics sind hier wie dort die gleichen. Das beginnt schon beim Briefing für die Pitches. Gemeint sind die Wettbewerbe zur Auftragsvergabe, für die meist mehrere Agenturen ihre Vorschläge einreichen. Dafür benötigt der Eventmanager vor allem überdurchschnittliche kommunikative Fähigkeiten. Was zu allererst bedeutet, dem Kunden geduldig zuhören und die richtigen Fragen stellen, selbst jedoch zunächst einmal schweigen zu können. „Eine Zielvereinbarung hat ja nur Bestand, wenn ich herausfinde, was der Kunde wirklich meint, nicht was er sagt“, formuliert es Katharina Mihatsch. Freilich schützt auch das nicht vor kurzfristigen Änderungen. „Eventagenturen sind Extremdienstleister. Wir arbeiten absolut kundengesteuert und haben uns dessen Vorgaben wie ein Chamäleon anzupassen“, ergänzt York Schlüter. Ein Anruf des Kunden am Vorabend schon zu vorgerückter Stunde mit neuen Wünschen für die Dramaturgie am nächsten Tag sei absolut nichts Außergewöhnliches.

Wie viel Druck ein Eventer manchmal aushalten muss, dafür erzählt Schlüter ein eindrucksvolles Beispiel. Für die Fußballweltmeisterschaft 1998 hatte er von einer großen überregionalen norddeutschen Bank einen lukrativen Auftrag erhalten. Für dreißig Topkunden sollte er eine Erlebnisreise zum Endspiel im Pariser Prinzenparkstadion organisieren. Kein Problem, dachte er. Schon bald waren die Tickets bestellt und bestätigt, das Rahmenprogramm zusammengestellt. Die Bank war zufrieden. Womit er nicht gerechnet hatte, einige Landesverbände, von denen die Tickethändler die Eintrittskarten bezogen, hatten ihr Kontingent mehrfach verkauft. So etwas nennt man gemeinhin Betrug. Es war nicht Schlüters Schuld, dass sein Händler plötzlich nicht mehr liefern konnte. Das aber kümmerte die Bank wenig. Ihr Anwalt machte bei Schlüter wegen des entstehenden Imageschadens sogleich einen Verlust von mehreren Millionen DM geltend. Am Ende konnte Schlüter auf dem Basar der Schwarzmarkthändler die dreißig Eintrittskarten noch irgendwie besorgen. Statt 1.600 DM kosteten sie allerdings 4.000 DM, wohlgemerkt pro Ticket! Auf dem daraus entstehenden Verlust blieb Schlüter sitzen – und war dennoch heilfroh!

Hohe Belastung, flexible Arbeitszeiten


York SchlüterIn solchen Situationen sind Stressbelastbarkeit, Übersicht und rationale Handlungsfähigkeit gefragt. Denn es gilt: das Wichtigste zuerst. Überhaupt, die Arbeitszeit in Eventagenturen richtet sich stets nach den Aufträgen. Der Kunde, hier gilt es noch uneingeschränkt, ist König. Und beim Event später gibt es für alle kaum Verschnaufpausen. „An solchen Tagen bin ich frühmorgens meist der Erste und am Abend stets der Letzte. Oft bleiben in dieser Phase nicht mehr als drei bis vier Stunden Schlaf“, erzählt Schlüter. Am Ende, doch das sagt er nur zwischen den Zeilen, kann wohl auch der beste Maskenbildner die Augenringe nicht mehr überdecken. Eine robuste Gesundheit sowie geordnete stabile soziale Beziehungen sind deshalb und auch wegen der vielen Geschäftsreisen rund um die Welt – Schlüter war mittlerweile in 45 Ländern – weitere unverzichtbare Voraussetzungen für Eventmanager. „Ich muss eben auch lernen“, ergänzt Mihatsch, „von diesem hoch drehenden Geschäft am Abend abschalten zu können, sonst ….“

Viele Eventagenturen haben, so auch die von Mihatsch und Schlüter, kaum mehr als zehn Angestellte. Bei großen Projekten werden die je nach Bedarf um Honorarkräfte ergänzt. Die schwankende Auftragslage zwingt Arbeitgeber wie Beschäftigte zu größter Flexibilität. Millionenaufträge von Global Playern sind eher die Ausnahme. Das Alltagsgeschäft besteht aus Kick-Off-Meetings zur Motivation von Außendienstmitarbeitern, sind Produktpräsentationen zur intensiveren Kundenbindung, sind die Ausrichtung von Jubiläen oder Weiterbildungsseminaren und natürlich auch weiterhin die Organisation von Incentivereisen für erfolgreiche Händler.

Wachsende Bedeutung, aber große Konkurrenz

In Zeiten, in denen sich die Produktqualität immer stärker einebnet, kommt Events eine steigende Bedeutung zu. Darin sind sich die Marketingfachleute einig. Schließlich bedarf es für Unternehmen gerade dann eines beständigen Aufwandes, die Aufmerksamkeit von Kunden wie Geschäftspartnern erringen zu können. Die nüchterne Information über Produktqualität, Kundenservice oder über ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis, so die neue alte Erkenntnis, reicht jedenfalls schon lange nicht mehr und in der Zukunft noch viel weniger. Die Aufgabe lautet deshalb, Botschaften abseits ausgetretener Werbepfade zu emotionalisieren. Präziser ausgedrückt, ihren Transfer erlebnisgerecht zu inszenieren.

Eventives: Kick off Olympische Winterspiele – Walk Acts „Disziplinen“Das ist die Stunde der Eventer und wird es bleiben, kreativer Dramaturgen und Kosten rechnender Organisatoren. Ihre Zahl indes kennt keiner so ganz genau. Und die, die genannt werden, sind so schillernd wie die Branche selbst. Jens Michow, Hamburger Medienanwalt und gleichzeitig Präsident des Bundesverbandes der Veranstaltungswirtschaft, berichtet von rund 7.000 betrieblich ausgebildeten Veranstaltungskaufleuten. Doch die Zahl der Hochschulabsolventen ist auch ihm unbekannt. Beschäftigungsmöglichkeiten bieten sich in einschlägigen Agenturen, in den Marketingabteilungen großer Konzerne, in der Hotellerie und Messewirtschaft, in Kongresszentren, schließlich bei permanenten Events wie der Autostadt von Volkswagen.

Gegenwärtig herrscht in der Community große Unruhe, nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, wie Schlüter vor kurzem beim Besuch der wichtigsten Branchenmesse in Barcelona, der EIBTM, ausgemacht hat. Der Skandal mit den Belohnungsreisen der ERGO-Versicherungsgruppe und die dadurch neu entfachte Diskussion um korrekte Unternehmensführung (Compliance) wirft lange Schatten. Die Angst vor Korruptionsvorwürfen lähme die Auftraggeber aktuell geradezu, der Markt sei gegenwärtig sehr schwierig, erzählt Schlüter. „Ein Essen darf heute nicht mehr als 35 € kosten, Hotels mit Wellness und Seeblick darf ich nicht mehr buchen. Aber ein unvergessliches Erlebnis soll es trotzdem werden.“

Praxiserfahrung überwiegt alles

Und auch Mihatsch berichtet von schwieriger werdenden Preisverhandlungen. Wenn es Unternehmen schlecht geht, sind die Etats für Events erfahrungsgemäß die, die auf den Streichlisten die Ränge ganz oben einnehmen. Namen werden nicht genannt, aber in der Szene heißt es in Backgroundgesprächen, kein Kunde, der nicht auf seine Kosten schaue, kein Kunde, der nicht einen günstigeren Preis anstrebe. Und auch gegen den weit verbreiteten Ideenklau untereinander könne man sich kaum wehren. In einem Umfeld, wo viele Agenturen von der Hand in den Mund leben und nicht dazu kommen, Rücklagen zu bilden, dürfte das manch einer in den nächsten Monaten wohl die Existenz kosten. Es gibt indessen auch Stimmen, die von einem natürlichen Ausleseprozess sprechen. Unabhängig davon ist York Schlüter überzeugt, die zukünftige Richtung laute: mehr themennahe Information, weniger Show.

Eventives: Regenwald-Lunch in Costa RicaBleibt somit die Frage nach dem Ausbildungsweg, der am besten auf die Anforderungen im Eventmanagement vorbereitet. York Schlüter und Katharina Mihatsch, beide haben überraschenderweise und völlig unabhängig voneinander nach dem Abitur zuerst eine Ausbildung als Bankkaufmann bzw. –frau absolviert und anschließend Betriebswirtschaft studiert, Mihatsch an der Berliner Humboldt-Universität, Schlüter an der Philipps-Universität Marburg. Mit der Erfahrung vieler Berufsjahre halten beide einen akademischen Abschluss zwar nicht für abträglich, keinesfalls allerdings für zwingend erforderlich. „Als Eventer braucht man einfach viel Bauchgefühl“, begründet Mihatsch, „und das bringt allein die Berufserfahrung.“

Gut drei Viertel der Aufgaben eines Eventmanagers sind kaufmännisch-organisatorischer Natur. Für den Rest benötigt es dann einer soliden ästhetisch-künstlerischen Kompetenz. „Bei der Auftragserteilung ist es häufig sogar dieser Aspekt, der über Zuschlag oder Ablehnung entscheidet“, betont Schlüter deren Bedeutung. Die physische wie psychische Belastung ist gleichwohl enorm. Sie hinterlässt mit der Zeit tiefe Furchen, unsichtbar zwar, weil nur im Nervenkostüm, dafür freilich umso nachhaltiger. „Ich kenne keinen“, so Schlüter ein letztes Mal, „der mit 50 noch im operativen Geschäft ist.“ Und gibt damit eine plausible Erklärung für die vielen jungen Gesichter im Event. „Trotzdem würde ich es immer wieder machen“, erneuert Katharina Mihatsch die nun schon zwölf Jahre alte Liebeserklärung an ihren Beruf.




Daten, Fakten & Links
(Stand: 31.01.2013)
Berufstätige Eventmanager:
aufgrund vielfältiger Ausbildungs- und beruflicher Zugangsmöglichkeiten liegen keine genauen Daten über die Zahl berufstätiger Eventmanager vor. Der Bundesverband der Veranstaltungswirtschaft geht bezüglich der Teilmenge betrieblich ausgebildeter Veranstaltungskaufleute von ca. 7.000 aus.
Veranstaltungskaufmann: www.berufenet.arbeitsagentur.de [Veranstaltungskaufmann]
Schulische Aus-/Weiterbildungsmöglichkeiten: www.kursnet.arbeitsagentur.de  [Eventmanager]
Studienmöglichkeiten: www.eventmanagement-studieren.de
Event-Agenturen: www.eventmanager.de
Gehaltsspiegel: http://www.gehaltsvergleich.com/gehalt/Event-Manager-Event-Managerin.html
Fachmagazin: www.events-magazin.de
Fachmessen: www.imex-frankfurt.com; www.eibtm.com

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Fotos: Eventives GmbH, Privat



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